En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que
toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores.
Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo,
especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o
complejos.)BUSCAR en Microsoft Excel.
La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en una matriz. El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de
referencia que se refiere a un valor. Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado,
usa el mayor valor de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o columna (según
las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.
1. hacer clic en la hoja Datos del archivo Exa_Diesta_Avanzado y seleccionar desde A3 hasta la celda D19, luego hacemos clic en la barra de formula en donde dice A3 y escribimos Pacientes y digitamos la tecla Enter o Intro. Así quedara asignada la matriz de dato con un nombre referente, para evitar escribir una formula extensa.
Luego nos ubicamos en la celda B7 y escribimos la siguiente formula: =BUSCARV(A7;Pacientes;2;FALSO)
El siguiente vídeo es un ejemplo ilustrativo de como se usa una función BUSCARV
Vídeo Tuturial BUSCARV
2 En la Columna de Estado del peso, el comentario se tiene que re-leer para analizar, y derivar la formula con la función SI ANIDADA. "Si el IMC da entre 20 y 25, entonces tiene un peso acorde, Si el IMC es mayor igual a 26, entonces tiene un sobrepeso.
Si en IMC es menor a 20, entonces esta en bajo peso"
en la celda J7 se Escribe la siguiente formula =SI(i7>=26;"Sobrepeso";SI(i7<20;"Bajo peso";"Peso acorde"))
6) Preparar una tabla dinámica que muestre "el promedio de IMC según el estado del peso".
Se puede asignarformato a las entradas de las celdas a finde que los datosqueden
alineados u orientadosde una
forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de
cálculo, seguir los siguientes pasos:
·Seleccionar
el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la secciónAlineación.
Aparecerá la ficha de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botónAceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto
Horizontal:Alinea
el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de
la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás
elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la
opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo
del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría):
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadroSangría:que por
defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada
de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la
celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR:
Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría):
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro deSangría:que por
defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada
de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de
la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta
opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito*y elegimos la opciónRellenar, en la
celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con
esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN:
Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene
datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El
contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el
espacio de la línea vertical, separando las palabrastanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical:Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño
inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de
las siguientes opciones:
SUPERIOR:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR:
Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
INFERIOR:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la
celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el
tamaño de la celda.
Orientación:Permite cambiar el ángulo del contenido de
las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a
abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un
reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical,
a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto:Por defecto si introducimos un texto en una
celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá
que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la
fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar:Si activamos esta opción, el
tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
Combinar celdas:Al activar esta opción, las
celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto:Permite cambiar el orden de lectura del
contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura
diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.
·En laCinta de opcionesdisponemos de unos botones que nos
permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más
rápida, como:
Los botones de alineación vertical
(superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda con texto se marcará
la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal
(izquierda, centrado y derecha).
La
opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no
cabe.
El botónCombinar y centrarunirá
todas las celdas seleccionadaspara que formen una sola celda y a
continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la
derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.
Funciones:
MAX(rango)
Devuelve el valor máximo de la lista de valores.
MIN(rango)
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.
MEDIANA
Devuelve la mediana de la lista de valores.
MODA
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.
PROMEDIO(rango)
Devuelve la media aritmética de la lista de valores.
CONTAR(rango)
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.
CONTARA(rango)
Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.
CONTAR.SI(rango;críterio)
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas
que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá
generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en
blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra
disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si
seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo
hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas:Diseño, Presentación y Formato.
Añadir una serie de datos
Este paso es el más importante de todos ya que en él
definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con losDatos:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:
En el campoRango de datos del gráfico
debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear
el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará
unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para
poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en
cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar para modificar el literal
que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de
celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo,
cambiaremos Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta
los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón
actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados
en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el
botón Aceptar.
Una función es una fórmula especial escrita
con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos
con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una
sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje
de error.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos
pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y
coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale
a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Una función es una
fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula
que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de
entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después
de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por
un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que
devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas,
así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la
celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una
función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo
del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas
y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe
escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo
=.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma
más rápida.
Con este botón tenemos acceso
también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al
hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no
sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene
el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la
celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el
botón.
En cada
una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el
cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecerán
en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para
introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
INTRO:
Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS
DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda
y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada,
es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO
DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de
fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la
celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes
de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que
tenía.
Si hemos
introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras
veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En
ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro
de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre
es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no
ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Se puede
modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.
Si aún no
se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a
la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.
Si ya se
ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos
la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de
Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de
Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final
de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después
de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir.
Si
después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la
barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que ya tenía.
Si se
desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor.
y seleccionar las celdas en la hoja.
que nos permite 
